Die Illusion der günstigen Eigentümerverwaltung Viele Vermieter glauben, sie könnten die Verwaltung ihrer Ferienwohnung selbst erledigen. Ein wenig Buchhaltung, hin und wieder eine E-Mail, und die Reinigung gibt man an die Nachbarin weiter. Was könnte da schon passieren? Ein Mandant von mir glaubte, monatlich 300 Euro zu sparen. Nach einem Jahr hatte er 4.000 Euro Verlust gemacht – weil er die Nebenkostenabrechnung falsch erstellte und der Steuerberater alles neu machen musste. Selbst zu verwalten ist keine Sparstrategie. Sie stellt ein Wagnis dar. Die investierte Zeit ist real. Rechnen Sie Ihre eigene Stunde mit mindestens 50 Euro. Mit einem Mal zeigt sich der scheinbare Profit aus einer ganz anderen Perspektive.

Die Kostenfalle bei provisionsbasierten Verträgen Der nächste Klassiker: Vermieter unterzeichnen Vereinbarungen mit Vermittlern oder lokalen Büros, die prozentual an den Erlösen aus Buchungen partizipieren. Eine Provision von zwanzig Prozent bei einer Belegung von 70 Prozent wirkt tragbar. Aber rechnen Sie nach: Bei einer Wohnung, die 50.000 Euro Jahresumsatz macht, zahlen Sie 10.000 Euro Provision. Dafür erhalten Sie häufig nicht mehr als eine Vermittlungsplattform und eine übliche Reinigung. Eine fachkundige Verwaltung verlangt häufig einen Pauschalbetrag von 250 bis 500 Euro monatlich – je nach Größe und Standort. Vergleichen Sie das mit der Provisionsvariante. Wenn die Auslastung hoch ist, erweisen sich Pauschalverträge fast durchgängig als kostengünstiger. Bei einer geringen Belegung sind Sie sowieso nicht richtig aufgestellt.

Die verborgenen Nebenkosten Die Mehrheit der Vermieter schätzt ihre Nebenkosten viel zu gering ein. Sie lassen Positionen außer Acht wie:
Die regelmäßige Wartung der Heizungsanlage
Gebühren für die Müllentsorgung bei häufigem Gästewechsel
Kosten für Wäschereinigung, die weit über den privaten Haushalt hinausgehen
Die schnellere Abnutzung von Möbeln und Geschirr in einer Ferienwohnung
Die GEZ-Gebühren, die bei gewerblicher Vermietung anders berechnet werden
Ein Beispiel hierfür: Ein Mandant von mir besaß eine Wohnung in einer Stadt mittlerer Größe. Er veranschlagte monatliche Nebenkosten von 150 Euro. Die effektiven Ausgaben beliefen sich auf 280 Euro. Und dieser Unterschied fraß seine komplette Marge auf.

Die Steuerfalle im Detail Vermieter, die ihre Ferienwohnung nur nebenher betreuen, unterlaufen oft ein elementares Versehen: Sie trennen private und betriebliche Aufwendungen nicht. Die Folge ist eine Steuererklärung, die entweder zu viel Steuern zahlt oder – im schlimmsten Fall – eine Betriebsprüfung auslöst. Die Umsatzsteuer ist ein Minenfeld. Für die Kurzzeitvermietung gelten andere Vorschriften als für die Langzeitvermietung. Und wehe, Sie überschreiten die Kleinunternehmergrenze ohne es zu merken. Die Nachzahlungen können existenzbedrohend sein. Ein Kunde von mir war gezwungen, 12.000 Euro nachzuentrichten, da er drei Jahre hindurch die Mehrwertsteuer unrichtig kalkuliert hatte. Und noch etwas: Die Abschreibung von Ausstattungsgegenständen ist anspruchsvoll. Ein teures Sofa, das nach zwei Jahren aussieht wie nach zehn – die Finanzämter haben hier strenge Vorgaben. Wer nicht genau dokumentiert, verliert Geld.

Die versteckten Kosten der Kommunikation Gäste verlangen heute eine ständige Erreichbarkeit. Ein verpasstes Signal um 22 Uhr kann eine schlechte Beurteilung zur Folge haben. Und eine negative Bewertung reduziert die Buchungsrate um bis zu 30 Prozent. Wie handeln viele Eigentümer? Sie reagieren selbst auf Nachrichten – in ihrer Freizeit oder neben der Familie. Dies fordert nicht nur Nerven, sondern auch finanzielle Mittel. Jede Stunde, die Sie für die Gästebetreuung aufwenden, ist eine Stunde, die für Ihr Hauptgeschäft fehlt. Überschlagen Sie das einmal für ein ganzes Jahr. Ich begegnete einem Vermieter, der wöchentlich acht Stunden für Mails, Anrufe und Beschwerden aufwandte. Wöchentlich acht Stunden. Dies summiert sich auf 400 Stunden pro Jahr. Bei einem Stundensatz von 50 Euro entspricht das 20.000 Euro. (Besser gesagt: 20.000 Euro, die Sie sich ersparen könnten.)

Die versteckten Reinigungsausgaben Zahlreiche Eigentümer beschäftigen Reinigungspersonal auf geringfügiger Basis. Das ist legal, aber oft ineffizient. Die Reinigungskraft kommt einmal pro Woche, unabhängig davon, ob Gäste da sind oder nicht. Oder sie kommt nur bei einem Wechsel der Gäste – doch dann benötigt sie drei Stunden, da die Wohnung nicht vorbereitet ist. Eine professionelle Verwaltung Ferienwohnung hat oft Rahmenverträge mit Reinigungsfirmen, die pro Quadratmeter abrechnen. Das ist kostensparender und zuverlässiger. Und falls die Reinigungskraft erkrankt, übernimmt eine Vertretung. Bei Eigenlösungen stehen Sie unvermittelt selbst mit dem Putzeimer da.

FAQ
Frage: Ist es nicht möglich, meine Ferienwohnung einfach selbst über Airbnb zu vermieten und den Rest eigenständig zu erledigen?
Antwort: Klar, das ist möglich. Allerdings stellt sich die Frage, ob Sie das wirklich wünschen. Berechnen Sie Ihre eigene Zeit mit einem realistischen Stundensatz. Häufig ist eine Teilverwaltung sinnvoll – Buchhaltung und Steuern auslagern, die Gästebetreuung selbst übernehmen.

Frage: Wie suche ich eine geeignete Verwaltung zu einem fairen Preis?
Antwort: Holen Sie sich drei Angebote. Achten Sie nicht ausschließlich auf den Preis, sondern auf den Leistungsumfang. Fragen Sie nach Referenzen. Und studieren Sie das Kleingedruckte. Manche Verwaltungen berechnen Extra-Gebühren für jede einzelne Buchungsbestätigung.

Frage: Sind Pauschalverträge grundsätzlich provisionsbasierten Verträgen vorzuziehen?
Antwort: Keineswegs. Bei einer Unterkunft mit sehr niedriger Belegung kann ein Provisionsvertrag preiswerter ausfallen. Doch dann sollten Sie hinterfragen, weshalb die Auslastung so gering ist. Oftmals weist das auf ein Vermarktungsproblem hin.

Frage: Was ist der größte Fehler, den Vermieter bei der Kostenkalkulation machen?
Antwort: Sie lassen die Rücklage für Instandhaltungen außer Acht. Der Abnutzungsgrad einer Ferienwohnung ist deutlich höher als bei einer normalen Wohnung. Rechnen Sie mit mindestens 5 Prozent des Jahresumsatzes für Reparaturen und Ersatzbeschaffungen.

Frage: Lassen sich die Verwaltungsausgaben steuerlich geltend machen?
Antwort: Ja, sämtliche Ausgaben, die unmittelbar mit der Vermietung verbunden sind, können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Darunter fallen auch die Verwaltungskosten. Doch holen Sie dazu Rat bei einem Steuerberater, der mit Kurzzeitvermietung vertraut ist. Hierbei handelt es sich nicht um eine Standard-Steuererklärung.